Teknik-teknik Pengumpulan Data

Teknik Pengumpulan Data/Informasi

1. Interview
2. Joint application development
3. Questionnaire
4. Analisa dokumen
5. Observasi
6. Banchmarking

Pertimbangan tehnik yang dipakai

Interview

•       Tehnik yang paling umum dipakai

•       Langkah Dasar:

–      Tentukan tujuan dari wawancara

–      Pemilihan Narasumber/Responden (orang yang diwawancarai)

–      Perancangan Pertanyaan Interview

–      Persiapan Interview

–      Pengarahan Interview

–      Tindak Lanjut Interview

Pemilihan Narasumber

•       Didasari pada Kebutuhan Informasi

•       Sangat baik mendapatkan Perbedaan Pandangan

–      Para Manajer

–      Para Pemakai

–      Idealnya, seluruh stakeholder

Tujuan dari Wawancara

•       Awal sebelum dimulai wawancara, haruslah menetapkan tujuan dari wawancara tersebut untuk apa? Hasil yang ingin di capai apa? Sehingga akan memudahkan dalam memilih narasumber dan merancang pertanyaan.

Tipe-tipe Pertanyaan

}  Closed-ended Questions

}  Open-Ended Question

}  Probing Question

}  Tipe Pertanyaan

}  Closed-ended Questions

}  Contoh

}  Berapa banyak penerimaan telepon setiap hari?

}  Bagaimana pelanggan melakukan pesanan?

}  Informasi tambahan apa yang dibutuhkan sistem baru?

}  Tipe Pertanyaan

}  Open-Ended Question

}  Contoh

}  Apa yg menjadi pemikiran dalam sistem berjalan?

}  Apa permasalahan yang dihadapi setiap hari?

}  Bagaimana menentukan tipe marketing unggulan apa yang dijalankan?

}  Tipe Pertanyaan

}  Probing Question

}  Contoh:

}  Mengapa

}  Dapatkah diberikan sebuah contoh

}  Dapatkah dijelaskan dalam rincian yang lebig detil?

Pengorganisasian Pertanyaan Interview

•       Interview Tak Terstruktur sangat bermanfaat pada mulanya dalam pengumpulan informasi

–      Tujuan Keluasan, informasi didefinisikan secara global

•       Interview Terstruktur bermanfaat kemudian dalam proses

–      Tujuan Informasi yang sangat spesifik

Penstrukturan Interview

Langkah Persiapan Interview

•       Persiapkan Rencana Interview Umum

–      Daftar Pertanyaan

–      Antisipasi Jawaban dan Tindak Lanjut

•       Konfirmasikan Area Pengetahuan

•       Tentukan Prioritas dalam hal waktu

•       Siapkan Pewawancara

–      Penjadualan

–      Informasikan Alasan Interview

–      Informasikan Area Diskusi

Pengarahan Interview

•       Tampilkan Profesional dan Tak Bias

•       Rekam Seluruh Informasi

•       Periksa Kebijakan Organisasi

•       Yakinkan Anda Mengerti seluruh Isu dan Terminologi

•       Pisahkan Kenyataan dari Pendapat

•       Berikan waktu Pewawancara untuk menayakan Pertanyaan

•       Yakinkan untuk berterima kasih pada Pewawancara

•       Akhir Waktu

Pengarahan Interview Tip Praktis

•       Gunakan Waktu untuk membentuk Laporan

•       Penuh Perhatian

•       Simpulkan Hal-hal Penting

•       Percaya Diri

•       Kejujuran

•       Perhatikan Bahasa Tubuh

Tindak Lanjut Setelah Interview

•       Persiapkan catatan Interview

•       Persiapkan Laporan Interview

•       Dapatkan Ulasan Pewawancara dan Konfirmasikan Laporan Interview

•       Temukan Gap dan Pertanyaan Baru

Joint Application Development (JAD)

•       Menggunakan teknik seperti rapat atau diskusi dalam pengumpulan data

•       Libatkan Tim Proyek, User/Pemakai, dan Manajemen yang bekerja bersama-sama

•       Berbeda dengan wawancara per orang yang berbeda tempat berbeda waktu, JAD dikumpulkan bersama, dengan satu tempat dan satu waktu

•       Kemungkinan mengurangi kesalahan sampai dengan 50%

Partisipan JAD

•       Fasilitator

–      Dilatih dalam Teknik JAD

–      Tentukan Agenda dan mengarah proses pengelompokkan

•       Para Pemakai dan Manajer dari area bisnis dengan pengetahuan luas dan detil

Sesi JAD

•       Komitmen Waktu – ½ hari untuk beberapa minggu

•       Dukungan manajemen kuat yg dibutuhkan untuk melepaskan partisipan kunci dari tanggung jawab biasanya

•       Perencanaan Hati-hati merupakan hal penting

•       e-JAD dapat membantu beberapa masalah yang diselesaikan secara kelompok

Ruang Pertemuan JAD

Sesi JAD

•       Agenda Formal dan Aturan Dasar

•       Struktur Top Down sangat bermanfaat

•       Kegiatan Fasilitator

–      Pertahankan Sesi pada Track-nya

–      Bantu dengan Terminologi dan Jargon Teknis

–      Rekam Masukan-masukan

–      Tetap Alami, tetapi membantu menyelesaikan isu

•       Tindak Lanjut Laporan setelah Sesi

Masalah yang dalam Sesi JAD

•       Hindari dominasi satu pihak

•       Semua harus memberikan kontribusi

•       Diskusi samping

•       Pembicaraan yang tidak berujung

•       Pemaksaan kehendak

•       Konflik yang tidak terselesaikan

•       Konflik abadi

•       Dibawa santai dengan humor

Analisa Dokumen

•       Pelajari material yang ada pada sistem berjalan

•       Form, Laporan, Kebijakan manual, Gambar Organisasi yang menerangkan sistem formal

•       Temukan Sistem Informal dalam tambahan pemakai ke form/ Laporan dan elemen Form/ Laporan yg tak terpakai

•       Perubahan Pemakai ke form/ Laporan berjalan atau form/ Laporan tak terpakai untuk modifikasi kebutuhan sistem

Observasi

•       Perhatikan Proses yg sedang ditampikan

•       Pemakai/ Manajer sering tidak akurat mengulang kembali apa yg telah dikerjakan

•       Periksa Validitas Informasi yg telah dikelompokkan

•       Waspadai tingkah laku perubahan

•       Jadikan tidak bersifat pengrusakan

•       Identifikasikan kelemahan seluruh periode

Pemilihan Teknik Pengumpulan-Kebutuhan yang Sesuai

•       Jenis Informasi

•       Kedalaman Informasi

•       Keluasan Informasi

•       Integrasi Informasi

•       Keterlibatan User

•       Biaya

•       Kombinasi Teknik

Pemilihan Teknik Yg Sesuai