Change Management

•       Gartner Group:

                Transformasi dari organisasi sejajar dengan pelaksanaan pilihan strategi perusahaan

•       Pengelolaan elemen manusia dalam skala besarlah yang merubah proyek

•       Dalam pengelolaan proyek TI, sangat penting untuk melancarkan transisinya dan implementasinya dari solusi TI baru

THE NATURE OF CHANGE

Fokus:

Bagaimana perubahan membawa dampak bagi individu?

Bagaimana perubahan membawa dampak bagi organisasi?

Sumber Perubahan:

·         Kejadian Global

·         Kejadian Lokal

Organisasi

·         Hubungan Pribadi (Personal)

·         Keputusan Pribadi (Personal)

Dampak Perubahan

•       Jeanie Duck (2001)

–      Hampir semua perubahan dalam hidup kita menimbulkan sejumlah kegelisahan

–      Kegelisahan dikombinasikan dengan harapan adalah anticipation (antisipasi) , sedangkan kegelisahan dengan keprihatinan adalah dread (rasa takut)

•       Setiap perubahan disertai oleh sejumlah stress tertentu.

Daryl Conner (1995) dalam Mengelola Kecepatan Perubahan

•       Seorang individu harus berhubungan dengan berbagai macam perubahan

•       Kita harus mengasimilasikan perubahan ini terus menerus atau sepanjang waktu

•       Akan terjadi masalah apabila seseorang tidak dapat mengasimilasikan perubahan dengan cepat

•       Perubahan cenderung mempunyai dampak akumulatif, sedangkan manusia hanya dapat mengasimilasi perubahan pada langkah tertentu.

•       Assimilation (Davidson 2002):

Proses adaptasi, merubah dan menentukan kemampuan kita untuk menangani perubahan pada waktu ini dan di masa depan

•       Apabila seorang individu melewati a certain change threshold (ambang pintu perubahan tertentu), dia mungkin menjadi stress dan menunjukkan dysfunctional behavior (gangguan perilaku)

•       Organisasi terdiri dari manusia. Setiap perubahan yang diadopsi oleh organisasi harus diasimilasikan dan dikelola dalam change threshold (ambang pintu perubahan)

•       Dysfunctional behavior of organization:

–      Ketidak mampuan untuk mengambil keuntungan dari peluang baru atau solusi dari masalah yang dihadapi masa kini reflected in ability of gaining profit (terefleksikan pada ketidak mampuan untuk mendapatkan keuntungan)

Change as a Process

Force Field Analysis:

•       Suatu teknik untuk membangun gambaran besar mengenai semua kekuatan tertentu untuk perubahan tertentu atau melawan perubahan tertentu (the forces in favor or against a particular change)

•       Diperlukan untuk menentukan strategi perubahan

•       Driving forces (Pendorong perubahan): berinisiasi dan bermotivasi untuk perubahan

•       Kekuatan menentang/bersiketegang: hambatan untuk perubahan

Change process (Marchewska, based on Kurt Lewin model)

Model ini menyarankan bahwa dimulai dengan start, maka suatu perubahan berakhir pada keadaan masa kini.  

Neutral Zone (Bridges 1991)

•       Sama dengan keadaan transisi (Equal to transition state)

•       Beramai-ramai individu melalui transisi sering menghasilkan kebingungan (confusion) di bagian yang ada dalam neutral zone nya. Dan kekuatan yang menentang cenderung untuk mendorong individu tersebut kembali ke keadaan mereka lagi, atau melarikan diri

Emotional Responses to Change

5 Tahapan yang bereaksi pada kehilangan

                (Stages of Reaction of loss)

(diadopsi dari Kübler-Ross 1969: On Death and Dying)

1. Denial (Penolakan)
2. Anger (Marah)  Menyalahkan orang lain, pada siapapun yang bertanggung jawab untuk menciptakan perubahan (To blame whoever is responsible for creating the change)

3. Bargaining  (Tawar Menawar) Bekerjasama, mencoba untuk membuat kesepakatan agar dapat menghindari perubahan (Cooperative, try to make deals in order to avoid the change)

4. Depression  Terjadi apabila terdapat pengertian yang berlebihan dari kehilangan dari status quo nya (Occurs when there is an overwhelming sense of the loss of the status quo)

5. Acceptance (Menerima)

THE CHANGE MANAGEMENT PLAN

Kuncinya:

Merencanakan untuk dan mengelola perubahan serta hubungannya dengan transisi secara efektif (To plan for and to manage the change and its associated transition effectively)

Menilai Kemauan, Kesiapan, dan Kemampuan untuk Perubahan

•       Tentukan pemainnya (stakeholders) termasuk dalam perubahan akan berupa, peranan mereka, dan bagaimana mereka akan saling berinteraksi satu dengan lainnya (Davidson 2002)

•       Peranan dalam inisiatif perubahan:

–      Sponsor

–      Agen perubahan (Change agents)

–      Targets

Sponsor

•       Individu / kelompok yang mempunyai kemauan dan kekuatan, dalam bentuk otoritas/kekuasaan dan membuat tersedianya sumberdaya, untuk mendukung proyek

•       Meprakasai sponsor

•       Mempertahankan sponsor

Agen Perubahan (Change agents)

•       Individu / kelompok yang bertanggung jawab untuk membuat perubahan terjadi agar dapat mencapai tujuan dan sasaran proyek

Targets

•       Individu / kelompok yang harus berubah

Kajiannya termasuk:

1. Meklarisfikasi dampak nyata dari perubahan.
2. Memahami luasnya perubahan
3. Menentukan apa yang selesai dan yang belum selesai
4. Menentukan apakah aturan untuk sukses telah dirubah

•       Orang akan bingung dan kehilangan orientasi apabila aturan untuk perubahan untuk sukses berubah atau tidak lagi ditentukan dengan jelas

Leavitt’s Model:

4 Pendekatan untuk pengelolaan perubahan:

1. Pendekatan empiris-nrasional (Rational-empirical approach)
2. Pendekatan pendidikan kembali-normatif (Normative-reeducation approach)
3. Pendekatan pemaksaan-kekuatan (Power-coercive approach)
4. Pendekatan adaptasi-lingkungan (Environmental-adaptive approach)

WIIFM= what’s in it for me

                Agen perubahan harus yakin dalam meyakinkan, menjelaskan, dan mendemonstrasikan bagaimana perubahan tertentu akan menguntungkan target perubahan tertentu. Informasi seharusnya:

–        Consistent (pada keseluruhan organisasi)

–        Accurate & timely (untuk menghindari gossip, etc)

Normative-Reeducation Approach

•       Ide (Kurt Lewin): Manusia adalah mahluk sosial  dan bahwa perilaku manusia dapat dirubah dengan merubah norma sosial dari suatu kelompok

•       Fokus pada komponen budaya kelompok (nilai inti, kepercayaan, membangun hubungan)

•       Sulit

•       Membutuhkan waktu banyak (kegiatan: studi nilai & kepercayaan yang ada à mencairkan nilai yang ada)

•       Menolong manusia untuk menentukan kembali norma sosial yang ada ke dalam rangkaian baru yang mendukung upaya perubahan.

Environmental-Adaptive Approach

•       Dasar pemikiran: Meskipun menghindari gangguan dan kehilangan, manusia masih dapat beradaptasi pada perubahan

•       Membuat perubahan secara permanen dengan menghapus cara lama dan melembagakan struktur baru secepatnya

•       Manusia akan sampai pada titik yang tidak mungkin balik (to a point of no return)  (menginstall s/w baru selama the week-end)

Menerapkan Rencana Manajemen Perubahan dan Arah Kemajuan

•       Implementasikan rencana

•       Gunakan berbagai alat proyek untuk menelusuri kemajuan

•       Buat daftar dari tonggak (milestones) dan kejadian yang penting

•       Dirikan alur komunikasi yang efektif

•       Tim proyek & sponsor proyek seharusnya menciptakan jalur komunikasi terbuka ke berbagai kelompok yang akan dijadikan target perubahan

Evaluasi Pengalaman dan bangun Belajar dari Pengalaman
(Evaluate Experience and develop Lessons Learned)

•       Pengalaman seharusnya didokumentasikan

•       Sukses dari pengelolaan perubahan seharusnya  didokumentasikan dan tersedia untuk tim lain

•       Evaluasi pada akhir dari proyek

BERHADAPAN DENGAN PERLAWANAN DAN KONFLIK (DEALING WITH RESISTANCE AND CONFLICT)

Perlawanan & Konflik :

1.       Bagian yang alami dari perubahan (A natural part of change)

2.       Pendekatan untuk menghadapinya (Approaches for dealing with)

Perlawanan (Resistance)

•       Sifat manusia, dan bagian alami dari proses perubahan

•       Tim proyek dan sponsor adalah agen/ pendukung perubahan

•       Perlawanan seharusnya diantisipasi dari permulaan proyek

•       PM harus memahami yang dirasakan oleh individu atau kelompok sebagai kehilangan

Konflik (Conflict)

•       Konflik timbul apabila orang merasa bahwa keinginan mereka dan nilai ditantang  atau tidak tercapai

•       Meskipun konflik dapat positif dan menolong membentuk ide baru dan membangun commitment, konflik negatif tetap teratasi akan menuju pada:

•       Rusaknya hubungan

–      Tidak ada kepercayaan (mistrust)

–      Issue yang tidak terselesaikan (unresolved issues)

–      Stress terus menrus (continued stress)

–      Perilaku yang tidak berfungsi (dysfunctional behavior)

–      Produktivitas dan moral rendah (low productivity and morale)

(Davidson 2002)

Verma (1998)

•       Cara terbaik untuk mengurangi konflik adalah menghadapinya

•       Pendangan tentang konflik:

–      Pandangan Traditional (1850s – mid 1940s)

Konflik mengarah pada kinerja rendah/jelek, agresif, dan penghancuran apabila ditinggalkan akan meluas/meningkat. Seharusnya dieliminasi secepatnya.

–      Pandangan Kontemporer (mid 1940s – 1970s)

                Konflik tidak terlekakan dan alami.

                Konflik dapat positif (menstimulasi ideas and kreativitas) atau negatif

–      Pandangan Interactionist (1970s – now)

                Konflik adalah bahan yang penting dan nperlu untuk kinerja

Verma (1998)

Konflik di dalam proyek berhubungan dengan satu atau kombinasi dari:

•       tujuan, sasaran, atau spesifikasi dari proyek

•       administrasi, struktur pengelolaan, pokok yang mendasari philosophies

•       Hubungan interpersonal didasarkan pada kerja etika, gaya, ego, kepribadian

Verma (1998); Blake & Mouton (1964):

Pendekatan untuk menghadapi konflik (dapat dipilih oleh PM):

•       Menghindari (Avoidance)   

•       Mengakomodasi (Accommodation)  

•       Memaksa (Forcing)  

•       Kompromi (Compromise)   

•       Kerjasama (Collaboration)   

Pilihannya tergantung pada:

•       Jenis konflik dan relatif kepentingannya pada proyek

•       Tekanan waktu

•       Posisi pada kekuasaan dari pihak yang terkait 

•       Penekannya: maintaining tujuan/sasaran atau maintaining hubungan

•       Menghindari (Avoidance)

                Mundur, menarik diri/tak mau tahu adanya konflik (withdrawing/ignoring conflict).

Mengaplikasikan perioda pendinginnan (Apply cooling-off period) apabila emosi dan kemarahan sedang tinggi.

•       Mengakomodasi (Accommodation)

                Gunakan apabila tujuan lebih penting dari pada keinginan personal.

                Cenderung kerja saja dalam jangka waktu pendek

Pengelolaan Sifat Perlawanan (Polarity Management)

•       Memberikan pendekatan kerjasama untuk melakukan perjanjian dengan perlawanan dan konflik

•       Crusaders dan pembawa Tradisi (Tradition Bearers) bekerja bersama untuk membangun peta sifat perlawanan  (a polarity map)

•       Peta Sifat Perlawanan (Polarity Map) menentukan terbalik ke atas dan ke bawah dari setiap pole yang disarankan C & TB

•       C & TB kerja bersama untuk membangun suatu solusi guna me maintaining berbalik ke atas (the upsides) dari setiap poles sambil meminimasi berbalik ke bawah (the down sides)

Polarity Management

•       C & TB bekerja sama mengembangkan solusi untuk mempertahankan sisi dari setiap kutub dan meminimalkan sisi bawah